Redovisning: Digitalisering av en långsam bransch

apr 30, 2021

Den digitala accelerationen har äntligen gjort att redovisningsbranschen börjat agera. Efter årtionden av långsamhet ser vi nu tydliga tecken på att branschen börjar tillgodose de moderna företagens behov.

Takten på den teknologiska förändringen gör dock att man ständigt måste visa att man tillför värde för sina kunder för att undvika att hamna efter.

Det är därför oerhört viktigt för dem att utveckla en praxis som är i linje med de datadrivna förändringar som sker inom andra branscher.

Men det är något som ofta är lättare sagt än gjort – eller? Nej, inte om man har rätt partners!

Äntligen kommer förändringen

Om man tittar tillbaka i historien så var det valutorna i forntida Mesopotamien, Egypten och Rom som ledde till att det krävdes någon form av redovisning. Och även om rutinerna har förändrats avsevärt, så kommer de grundläggande principerna för modern redovisning (kredit, debet, huvudböcker etc.) från 1400-talet. Det finns en solid grund, men redovisningen behöver definitivt moderniseras.

Redovisning har visserligen anpassats genom åren för att följa med i den industriella utvecklingen. Men det är bara under de senaste 100 åren som redovisning har fungerat som en bredare professionell tjänst. Och det är först under de senaste 20 åren som ansträngningar har gjorts för att säkerställa bättre transparens, efterlevnad och riskhantering (tack för det, Enron!).

Anpassning till Big Data

Den största katalysatorn för förändringar inom redovisning är, precis som inom många andra områden, data. Den stora volymen data som passerar genom företagens servrar och system vittnar om hur företag förlitar sig på dessa uppgifter för att ta beslut om allt från marknadsföring till HR. Och nu måste redovisningsbranschen hinna ikapp.

Med tanke på att det är en siffer- och processdriven bransch skulle man kunna tro att det går snabbt att ta till sig ny teknik. Men som med alla saker som handlar om finans och ekonomi så har det gått långsamt, trots att redovisning är en affärskritisk funktion.

Orsakerna till att det går långsamt är flera, men en viktig orsak är oron för säkerheten som uppstår vid delning av finansiell information. Men nu förändras saker och ting äntligen. Fintech-företagen växer snabbt och de har visat att det går att göra på ett säkert sätt och det gäller då särskilt de nya online-bankerna som får allt fler kunder.

Det är ett liknande fall med molntjänster. När fler och fler företag flyttar sina servrar till molnet och letar efter sätt att integrera sin data i centraliserade tjänster, överger man sina gamla hårdvaror, programvaror och applikationer och väljer istället en modell för ”åtkomst” snarare än ”ägandeskap”.

Företagen behöver inte längre investera miljontals kronor i servrar och mjukvarulicenser när molnbaserade SaaS-plattformar och API:er inte bara kan ge den kapacitet och säkerhet de behöver, utan även ge den skalbarhet och flexibilitet som krävs.

Vi ser en digital transformation. Men hur långt efter ligger redovisning och lön?

Framsteg sker

Digital transformation är visserligen ett uttryck som är trendigt just nu. Men det är utan tvekan för många företag förankrat i ett behov av mer effektivitet, noggrannhet och kostnadseffektivitet – tre områden som är mycket viktiga inom ekonomi och redovisning.

Och det är tydligt att det sker framsteg. Undersökningar från KPMG visar att mycket inom redovisning och lön har digitaliserats. Det handlar om papperslös redovisning, API:er, visualiseringsverktyg, dataanalyser och realtidsrapportering.

Om man tittar på några av svaren i undersökningen inser man snabbt att ny teknik ger tydliga och viktiga fördelar för de som jobbar med redovisning, MEN att det fortfarande finns en hälsosam dos av skepsis kring införandet av ny teknik.

Eller för att citera en av respondenterna:

”…vi måste naturligtvis också skilja mycket, mycket noggrant mellan det som bara är ”trendigt” och det som verkligen är relevant och tillför värde.”

När man frågade om hinder för digitalisering uttryckte respondenterna en oro över att processerna inte var optimerade och hur det påverkade de anställda. Även om dessa är vanliga bekymmer inom andra områden, är det tydligt att när det gäller redovisning så vill man se tydliga effekter på rutiner och processer redan från början.

Paradigmskifte

Det är sant att transformation kan vara svårt. Och för många som arbetar med redovisning innebär det ett paradigmskifte, dvs. det handlar inte bara om att byta en plattform eller programvara – det innebär ett helt nytt sätt att arbeta.

Förändringen behöver dock inte ske över en natt. Den kan ske stegvis och det gäller även för SaaS-plattformar och optimeringsverktyg. Dessutom finns det många olika tjänster som kan tillföra värde direkt.

Ta till exempel molnlagring av data. Den stora mängden information som man inom ekonomi och redovisning måste lagra, ofta i flera år, brukade betyda att mycket lagringsutrymme krävdes. Nu kan all information istället lagras i en molnserver. Så länge informationen redan är digitaliserad vill säga.

På liknande sätt innebär användningen av SaaS-baserade bokföringsprogram att ekonomi-, löne- och redovisningsteam enkelt kan få tillgång till samma information, följa samma rutiner och endast ha en plats där all viktig information lagras.

SaaS-tjänster uppdateras också automatiskt, vilket innebär att den senaste programvaran alltid används och automatiseringen av nyckelprocesser gör att man inte behöver mata in data manuellt.

Även om dessa tjänster gynnar de som arbetar med redovisning, så är det verkliga mervärdet att det gör livet enklare för både dem och deras kunder.

Ändrar systemet inifrån

Kanske är vi alltför hårda. Även om det naturligtvis finns de som vill förändra och digitalisera sin verksamhet, så finns krav och lagstiftning som måste följas, gällande exempelvis lagring.

Men detta håller på att förändras. Den svenska regeringen har till exempel lagt ett förslag om att ta bort kravet på att spara original av pappersdokumentation som kvitton och fakturor.

Men som nämnts ovan, man måste kunna se ett verkligt värde i att använda en ny teknik eller nya rutiner. Ta till exempel utläggshantering (ett ämne som vi ligger oss på Companyexpense varmt om hjärtat!).

Att kunna se till att personal inom ekonomi och redovisning och slutanvändarna har ett enda, enkelt gränssnitt där man får in samt kan spåra och monitorera information om företagets utlägg och reseräkningar är en no-brainer ur ett tekniskt perspektiv. Det är exakt den här typen av värdeskapande, kostnadseffektiva och enkla lösningar som man inom ekonomi och redovisning behöver.

Det sker alltså en förändring, men med tanke på att man har en hel del regler och förordningar som måste följas, så det finns fortfarande hinder kvar att övervinna.

Som en professionell tjänst, inom redovisning, krävs en hög nivå av expertis. Det kommer inte att förändras inom den närmaste framtiden. Men de processer som ligger till grund för allt detta blir snabbare, säkrare och mer tillgängliga. Det betyder inte att behovet av personal inom ekonomi och redovisning försvinner – det betyder att deras jobb håller på att bli mycket enklare.

Mindre administration, högre effektivitet, mer tid. Och ja, varför inte, att kunna erbjuda kunderna (externa eller interna intressenter) en bättre upplevelse i hur de interagerar med finansiella tjänster kan bara vara positivt.

Fler inlägg

Nyhetsbrev maj

Nyhetsbrev maj

Nu lanserar vi Marketplace! Här skräddarsys Companyexpense efter ert företags unika behov. I månadens nyhetsbrev kan du läsa mer om Marketplace, se inspelningen från vårt event ”Resan mot zero touch expense management” och läsa om digitalisering av…

read more

Nya funktioner i Companyexpense

 Uppdateringar – maj 2021 Nu lanserar vi Marketplace! Här skräddarsyr du Companyexpense efter era unika behov och får precis den utläggstjänst ni behöver. Välj enkelt de tilläggstjänster ditt företag vill ha – allt från kort till digitala kvitton...

read more