Nya funktioner i Companyexpense
Uppdateringar – december 2020
Nu har vi stöd för det internationella betalfilsformatet ISO-20022
Nu har vi en ny rapportmottagare för att skapa betalfiler i XML formatet ISO-20022, som är en internationell standard för finansiella meddelanden. Detta format kan användas för att skicka betalningsuppdrag till banker i Sverige eller utomlands.
Förbättrad meddelandefunktion
Vi har förbättrat stödet för meddelande i samband med att rapporter skickas mellan olika roller. Du kan enkelt skicka meddelanden mellan användare, attestant och administratör och även se meddelandehistoriken.
Uppdateringar – september 2020
Nu kan du använda Companyexpense i Norge, Finland & Danmark!
Nu kan Companyexpense användas i Norge, Finland och Danmark med lokalt språkstöd och med stöd för lokalt regelverk. Du behöver inte fundera på landets regler för traktamente, milersättning, representation och förmåner. Allt uppdateras och hanteras automatiskt av tjänsten.
Saldohanterare för exempelvis friskvårdsbidrag
Håll reda på kostnader genom att sätta beloppsgränser på utläggskategorier, såsom friskvårdsbidrag. Tjänsten meddelar automatiskt när medarbetaren har använt det satta beloppet. Dessutom går det att se sitt kvarvarande saldo inom utläggskategorin.
Rapportera kostförmån utanför traktamente
Nu kan du rapportera kostförmån utanför traktamente i Companyexpense. Tjänsten utgår från Skatteverkets schablonvärden och rapporterar mot våra lönemottagare. Som administratör aktiverar du enkelt kostförmån under Utläggskategorier och väljer måltidstyper och löneart.
Nya rapportmottagare
Vi har tagit fram integrationer till följande ekonomi- och lönesystem:
- Xledger
- Visma Business
- Procountor
- Visma Lønn
Koppla företagskort från DnB
Nu kan du koppla företagskort från DnB till Companyexpense för att förenkla hanteringen av utlägg ytterligare. Alla köp med företagskortet kommer automatiskt in i tjänsten.
Uppdateringar – april 2020
Digitala kvitton blir utlägg automatiskt
Nu kan ni redovisa digitala kvitton i Kivra som utlägg automatiskt. Kvittot skickas från Kivra till Companyexpense med ett klick direkt vid köp. Digitalt hela vägen – från köp till ersatt utlägg.
Läs mer om hur det fungerar här: www.digitalthelavagen.se
Nya dimensioner
Då många kunder vill kunna använda flera dimensioner för kontering och uppföljning har vi uppgraderat med nya dimensioner. Med nya dimensioner har man en större anpassningsbarhet och kan namnge dimensionerna som man själv vill, välja typ av dimension (sökbara, lista eller fritextfält) samt använda fler dimensioner än tidigare.
Uppdateringar – januari 2020
Nya belopp från Skatteverket för år 2020
Skatteverkets belopp för traktamente (inklusive matavdrag) för år 2020 har uppdaterats i tjänsten.
Procentuell justering på valuta är implementerat
Vi har lagt till en inställning som används för att justera föreslagna växelkurser vid köp utomlands. Eftersom många kortutgivare tar en avgift vid utlandsköp så har våra föreslagna växelkurser ibland upplevts för låga, och den anställde var själv tvungen att ändra beloppet för att få en mer exakt återbetalning.
Nu är det alltså möjligt för administratören att lägga till ett valfritt procentuellt påslag i inställningarna som gäller för samtliga växelkurser, och alla utländska inköp för att få ett motsvarande högre belopp.
Uppdateringar – november 2019
Förvald standarduppsättning för traktamente
Nu är det möjligt att på förhand fylla i en standarduppsättning för kostnader som vanligtvis bekostas av företaget vid traktamente. Exempelvis är det möjligt att göra inställningen att frukost ingår i hotellpriset som standard. Denna funktion hittar du under inställningar för traktamente.
Dark mode i iOS
Det finns nu stöd för dark mode i iOS.
Uppdateringar – oktober 2019
Stöd för norskt regelverk
Numera finns stöd för det norska regelverket i Companyexpense. Har du en kund eller partner i Norge? Tipsa gärna om Companyexpense.
UX-arbete har påbörjats
Vår UX-designer kommer att jobba med att förbättra användarupplevelsen i Companyexpense. Till att börja med har menyn gjorts om något för att förenkla navigeringen för administratörer. Fler förbättringar kommer under hösten.
Uppdateringar – maj 2019
Stöd för trängselskatt
Från och med den 1 januari 2018 ändrades reglerna från Skatteverket. Trängselskatt vid privat körning med förmånsbil har lyfts ut ur förmånsvärdet för att redovisas och beskattas separat som en skattepliktig förmån.
För att underlätta för användare och administratör har vi nu implementerat stöd för trängselskattsförmån i Companyexpense. I vår senaste artikel kan du läsa mer om hur det fungerar både för användare och administratörer.
Uppdateringar – april 2019
Stöd för Handelsbankens företagskort
Inom kort är Companyexpense integrerat med Handelsbankens kort. Genom integrationen kan vi ytterligare automatisera din hantering av köp med företagskort. Alla köp du gör med kortet kommer automatiskt skapas upp i Companyexpense. Du behöver bara bifoga bilden på kvittot. Underlaget skickas in och är matchat och klart mot kortfakturan helt automatiskt.
Stöd för två ytterligare rapportmottagare – Excel och Nmbrs
För att möjliggöra ytterligare rapportmottagare för våra kunder har vi implementerat Excel och Nmbrs som rapportmottagare. För Excel är det samma inställningar som i SIE gällande delsummeringar och bokföringsdatum. Man kan under avancerade inställningar under GUI styra filnamn, börja på rad X, inkludera rubriker eller inte samt styra vad som ska komma i vilken kolumn.
Exponering av logotyper
För att få en bättre översikt över utgifterna analyserar vi nu kvitton och när vi får en match från butiker exponerar vi butikslogotypen och namnet i Companyexpense på bland annat utlägget, utläggsrapporten och i vyn för godkännande.
Uppdateringar – januari 2019
Utökad hantering av milersättning
För att göra det visuellt tydligare med hantering av milersättning har vi utökat funktionen och använder oss nu av Google Maps för att presentera en kartvy samt räkna ut avståndet som alternativ till dagens manuella rapportering. Men kan välja till- och frånadress med ”via”-orter som ruttalternativ samt välja om det är en tur- och returresa. Gäller för webb, iOS och Android.
Branding på partnernivå
Partnersidan har utökats med inställningar för branding där byrån kan sätta ikon, färgsättning och bakgrundsbild, det är också valbart om dessa ska vara låsta eller editerbara för slutkund. Liggande ikon som syns upp i vänster i app kan styras per byrå men inte organisation. Slutanvändaren ser ikoner och färgsättning enligt det som administratören konfigurerat gällande branding på partnernivå. Finns för webb, iOS och Android.
Flera rapportmottagare
Nu är det äntligen dags att aktivera flera rapportmottagare för våra kunder. Våra kunder kommer inom kort ha möjlighet att använda sig av mer än en rapportmottagare och kombinera lön och bokföring. Vanligaste exemplet är t.ex privata utlägg till lön och företagskort till bokföring. I inställningarna kan ni självklart filtrera vad ni vill skicka till respektive mottagare.
Uppdateringar – 2018
Agresso/Unit4 som ny rapportmottagare
Vi har nu gjort det smidigt för dig som använder Agresso/Unit4 att skicka rapporter och reseräkningar in till systemet. Som administratör kan du anpassa hur ni vill leverera milersättning och traktamenten och sedan enkelt välja leveranssätt av filen.
Digitalt hela vägen!
Samtliga lösningar för utläggshantering som bygger på Companyexpense får nu möjligheten att ta emot digitala kvitton. På kvittobilden som kommer från butiker, restauranger etc. som har digitala kvitton finns knappen ”Redovisa kvittot”. Genom att trycka på den så får man möjlighet att knyta ihop kvitton med aktuell utläggstjänst. Glöm inte att fråga efter ett digitalt kvitto nästa gång du handlar!
Drivmedelsförmån
Vi har öppnat upp en funktion att rapportera drivmedelsförmån för användare för varje månad och erbjuds till alla utan extra kostnad. Aktivering av drivmedelsförmån görs för respektive görs för respektive organisation under Tilläggstjänster och Funktioner. När valet är gjort uppdateras vänstermenyn för organisationen och kommer även innehålla alternativet Drivmedelsförmån.
Tjänsten är för er där företaget betalar drivmedel för tjänstebilen. Faktura på bensinkort går i regel till företaget och privata resor måste då rapporteras och förmånsbeskattas. Stöd finns för både schablonmetod och fast pris.
Alla drivmedelsperioder som användaren ska rapportera för skapas upp per automatik den första varje månad och när användaren läggs till som användare av drivmedelsförmån.
Drivmedelsförmånen hamnar under Ej inskickade utlägg och det står vilken period den avser. Alla resor som är gjorde i tjänsten läggs till genom att klicka på plustecknet till höger eller att inkludera milersättningar som registrerats.
Användaren kan välja att registrera en resa som täcker alla tjänstemil eller rapportera samtliga. När perioden är avslutad kan användaren, precis som med vanliga utlägg, inkludera drivmedelsförmånen i en utläggsrapport och skicka in.
Koppla ditt Firstcard till Companyexpense
Äntligen är Companyexpense integrerat med ditt Firstcard från Nordea. Genom integrationen kan vi ytterligare automatisera din hantering av köp med företagskort. Alla köp du gör med Firstcard kommer automatiskt skapas upp i Companyexpense och du bifogar bara kvittobilden. Underlaget skickas in och är matchat och klart mot kortfakturan helt automatiskt.
Nytt samarbete med Telia Sense
Tillsammans med Telia Sense, Telias lösning för den uppkopplade bilen, gör vi företagens redovisning för milersättning och trängselskatter ännu smidigare.
Genom Telia Sense skickas alla uppgifter om t ex. milersättning rakt in i redovisningssystemet istället för att som idag hanteras och rapporteras manuellt. Vi återkommer med mer info om detta under hösten.
Kunna betala ut rapporten via betalfil
Vi har lagt in stöd för användaren att ange sitt bankkontonummer och ett stöd för att ta ut en betalfil som kan skickas till banken för inskickade och godkända rapporter.
Skattepliktigt endagstraktamente
Endagsförrättning, eller endagstraktamente som många kallar det, är skattepliktigt. Om arbetsgivaren betalar ut ersättning för endagsförrättning finns nu även möjligheten att hantera det i Companyexpense.
Regelverk: Beloppet bygger på Skatteverkets belopp alternativt om organisationen själv satt ett högre belopp. Beloppet bygger också på eventuell utlandsvistelse.
Tid för heldag: Resan inleds före kl 12:00 och avslutas efter 19:00.
Tid för halvdag: Resan inleds efter kl 12:00 och avslutas efter 19:00 eller inleds före kl 12:00 och avslutas före 19:00.
Kontering: Beloppet sätts på skattepliktigt istället för skattefritt som med vanliga traktamenten.
Flera attestanter
Vi har nu gjort en del förändringar kring attest. Efter senaste releasen kan man nu:
- aktivera funktionen att även obehöriga godkännare ska kunna granska rapporter
- ställa in antal behöriga godkännare som krävs (upp till 3 st)
- lägga en eller flera godkännare per avdelning, inklusive beloppsgräns
- lägga in en standardgodkännare
Rapporten går sedan från den egna avdelningen och uppåt tills rätt antal behöriga godkännare har godkänt rapporten. De som har granskat och godkänt rapporten visas med namn och klockslag på rapporten. Det går även att ha en eller flera tillfälliga godkännare, om den ordinarie godkännaren t ex går på semester. Det finns även stöd för nya attestflödet i appen.
Få statistik över alla utlägg
Nu är det möjligt att ta ut statistikrapporter över alla utlägg i Companyexpense. Välj vilken period du vill få en rapport på och få rapporten i en Excelfil för att göra avstämningar eller följa upp kostnader etc. Du hittar funktionen under ”Min organisation”.
Stöd för kostnadsställe och projekt på traktamente och milersättning
Det går nu att ange detta vid skapandet av traktamente och milersättning för en ännu mer översiktlig utläggshantering.
Attestering på utläggsnivå
Nu finns möjligheten att attestera på utläggs- och/eller kostnadsställenivå. Rapporten godkänns då inte i sin helhet utan olika personer kan nu attestera/avslå enskilda utlägg. Det nekade utlägget hamnar hos användaren igen och kan redigeras innan det skickas in på nytt för attestering. Det går då inte att ändra i redan godkända utlägg utan endast de nekade är öppna för redigering.
Tvåfaktorsinloggning
Nu finns stöd för tvåfaktorsinloggning genom SMS för användare på partnernivå.
Funktion för att ladda ner bokförings- eller lönefil direkt till datorn
Funktionen hittas under inställningar för rapporter och har benämningen ”Ladda ned godkända rapporter direkt i webbläsaren”.
Fler inlägg
More Time, Less Effort: The Top 8 Administrative Tasks To Automate
Let’s take a look at the eight administrative tasks that you can automate for your workforce to give them more time to do what they do best.
Nyhetsbrev december 2020
Vi avslutar år 2020 på bästa sätt – nu är vi nämligen 100 000 som hanterar utlägg och reseräkningar digitalt och automatiserat. I vårt senaste nyhetsbrev kan du läsa mer om det, vår topp 3 av nya funktioner och se ett spännande webinar om framtidens ekonomiavdelning!
Trender inom Ekonomi, Lön & HR 2021
I den här artikeln frågar vi åtta experter inom ekonomi, lön och HR vilka trender de förväntar sig att se under 2021. Vilka framgångsfaktorer blir avgörande under det nya året? Vilka trender är viktiga för finansavdelningar att hålla koll på? Och vad kan företag göra för att förbättra sina administrativa processer?