HR-chefen spelar en avgörande roll i företagets digitaliseringsresa

apr 2, 2020

Undersökningar visar att du som HR-chef spelar en helt avgörande roll i om företagets digitaliseringsresa blir lyckosam eller inte.

Nya digitala verktyg skapar förutsättningar för effektivisering i de flesta organisationerna. Men för att lyckas så måste vi flytta fokus från frågan om ”hur vi använder ny teknologi för att öka lönsamheten” till ”hur vi bäst använder den för att stötta och engagera vår personal”.

Idag ser många företag endast små förbättringar i effektivitet trots stora investeringar i ny teknik och börjar därför anta ett nytt synsätt som istället tar sin grund hos medarbetarna. Det är här HR kan och kommer att spela en stor och viktig roll i företagens digitaliseringsprocesser.

Idag förutsätter yngre medarbetare att arbetslivet är som livet är utanför arbetstid och där, i stort sett allt, kan skötas via mobilen. När glappet mellan den verklighet de upplever privat och de mer analoga rutiner som fortfarande finns på företaget blir för stort, riskerar arbetsgivaren att få medarbetare som lägger större tid på att förstå gamla rutiner än att utveckla företaget framåt eller att helt enkelt sluta. En artikel i tidskriften Forbes nyligen visade att hela 88% av millennials vill ha ”work-life integration”. Notera att det INTE är samma sak som ”work-life balance”. De vill helt enkelt kunna hantera sina privata liv i samma verktyg och samma kanaler som de hanterar sina arbetsuppgifter. Att behöva skriva ut papper för att ”det är så vi alltid har gjort” förstår de helt enkelt inte och kommer därför att lägga tid på att lära sig. Helt i onödan dessutom.

Det är ett stort gap mellan företag som säger att de redan har eller är på väg att digitalisera sin verksamhet och hur få som faktiskt har lyckats. Enligt en rapport från McKinsey så lyckas endast vart tredje företag i sitt försök att digitalisera sin verksamhet. De flesta brister i genomförande och förståelsen för att det är personer som ska genomföra detta.

Det är därför du som HR-chef är så avgörande i hur väl ett företag lyckas i sin digitala förändringsresa!

On the go

Samma rapport från McKinsey konstaterar att de företag som framgångsrikt lyckas med digitalisering har haft följande 5 områden på plats:

  1. Rätt och digitalt kunniga ledare på plats. Här kan du som HR-chef spela en viktig roll i att säkerställa att dagens team kompletteras med digitalt kunniga och erfarna chefer.
  2. Rutiner för att bygga framtidens talanger. Helt avgörande för hur väl ett företag lyckas och en tydlig roll för HR-chefen i att sätta rutiner för hur organisationen bygger och utvecklar talanger under transformationen.
  3. Skapa förutsättningar för personal att jobba på nya sätt. Även här har HR en helt avgörande roll i att både uppmuntra genom utbildningsprogram samt göra personalen delaktig i beslut kring vilka delar av företagets verksamhet som är bäst lämpade att digitalisera.
  4. Uppgradera vardagliga verktyg och rutiner. Som vi berättade ovan så vill dagens anställda kunna utföra sitt arbete när och var som helst. Det gäller inte bara interaktioner med kunder utan även interna rutiner. Ett exempel är möjligheten att utföra kvittoredovisning från distans genom digitala verktyg.
  5. Kommunicera ofta och mät så att ni öppet kan redovisa både små och stora skillnader. Det här en förändringsresa och ju oftare ni pratar om den desto snabbare blir den en del av er framtida kultur.

Företag som skapar förutsättningar så att de yngre medarbetarna kan lägga mer tid på att få erfarenhetsutbyte och kunskapsöverföring från äldre medarbetare snarare än att lägga tid på att utbilda dem i gamla rutiner har klart bättre förutsättningar att lyckas i sin digitaliseringsresa.

Ett företag som ser över sina gamla rutiner är Stena Line, ett av världens största färjerederier. En del av det var att modernisera kvittoredovisningen med hjälp av Companyexpense. Tidigare häftade varje medarbetare sina kvitton på en blankett för utläggsredovisning för kontroll på ekonomiavdelningen. Idag görs detta helt digitalt med hjälp av Companyexpense-appen.

Så här säger Frida Lidén, Payroll Administrator, Human Resources, på Stena Line:

”Med Companyexpense och den inbyggda AI/ML-analysen blir det mer rätt och anställda får snabbare ersättning då cheferna kan attestera på ett smidigare sätt.”

Idag förutsätter yngre medarbetare att arbetslivet är som livet är utanför arbetstid och där, i stort sett allt, kan skötas via mobilen. När glappet mellan den verklighet de upplever privat och de mer analoga rutiner som fortfarande finns på företaget blir för stort, riskerar arbetsgivaren att få medarbetare som lägger större tid på att förstå gamla rutiner än att utveckla företaget framåt eller att helt enkelt sluta. En artikel i tidskriften Forbes nyligen visade att hela 88% av millennials vill ha ”work-life integration”. Notera att det INTE är samma sak som ”work-life balance”. De vill helt enkelt kunna hantera sina privata liv i samma verktyg och samma kanaler som de hanterar sina arbetsuppgifter. Att behöva skriva ut papper för att ”det är så vi alltid har gjort” förstår de helt enkelt inte och kommer därför att lägga tid på att lära sig. Helt i onödan dessutom.

Det är ett stort gap mellan företag som säger att de redan har eller är på väg att digitalisera sin verksamhet och hur få som faktiskt har lyckats. Enligt en rapport från McKinsey så lyckas endast vart tredje företag i sitt försök att digitalisera sin verksamhet. De flesta brister i genomförande och förståelsen för att det är personer som ska genomföra detta.

Det är därför du som HR-chef är så avgörande i hur väl ett företag lyckas i sin digitala förändringsresa!

On the go

Samma rapport från McKinsey konstaterar att de företag som framgångsrikt lyckas med digitalisering har haft följande 5 områden på plats:

  1. Rätt och digitalt kunniga ledare på plats. Här kan du som HR-chef spela en viktig roll i att säkerställa att dagens team kompletteras med digitalt kunniga och erfarna chefer.
  2. Rutiner för att bygga framtidens talanger. Helt avgörande för hur väl ett företag lyckas och en tydlig roll för HR-chefen i att sätta rutiner för hur organisationen bygger och utvecklar talanger under transformationen.
  3. Skapa förutsättningar för personal att jobba på nya sätt. Även här har HR en helt avgörande roll i att både uppmuntra genom utbildningsprogram samt göra personalen delaktig i beslut kring vilka delar av företagets verksamhet som är bäst lämpade att digitalisera.
  4. Uppgradera vardagliga verktyg och rutiner. Som vi berättade ovan så vill dagens anställda kunna utföra sitt arbete när och var som helst. Det gäller inte bara interaktioner med kunder utan även interna rutiner. Ett exempel är möjligheten att utföra kvittoredovisning från distans genom digitala verktyg.
  5. Kommunicera ofta och mät så att ni öppet kan redovisa både små och stora skillnader. Det här en förändringsresa och ju oftare ni pratar om den desto snabbare blir den en del av er framtida kultur.

Företag som skapar förutsättningar så att de yngre medarbetarna kan lägga mer tid på att få erfarenhetsutbyte och kunskapsöverföring från äldre medarbetare snarare än att lägga tid på att utbilda dem i gamla rutiner har klart bättre förutsättningar att lyckas i sin digitaliseringsresa.

Ett företag som ser över sina gamla rutiner är Stena Line, ett av världens största färjerederier. En del av det var att modernisera kvittoredovisningen med hjälp av Companyexpense. Tidigare häftade varje medarbetare sina kvitton på en blankett för utläggsredovisning för kontroll på ekonomiavdelningen. Idag görs detta helt digitalt med hjälp av Companyexpense-appen.

Så här säger Frida Lidén, Payroll Administrator, Human Resources, på Stena Line:

”Med Companyexpense och den inbyggda AI/ML-analysen blir det mer rätt och anställda får snabbare ersättning då cheferna kan attestera på ett smidigare sätt.”

Slutligen, 3 tips till dig som HR-chef:
  • Tänk igenom vilken din roll i förändringsprocessen är och borde vara och ta plats internt då företag som lyckas är de som engagerar personalen mest.
  • Kom med konkreta förslag i hur ni bäst engagerar medarbetarna i resan för övrig ledning.
  • Fråga personalen om vilka interna rutiner de idag gärna vill se en digital förändring inom som kan förbättra deras vardag.
Slutligen, 3 tips till dig som HR-chef:
  • Tänk igenom vilken din roll i förändringsprocessen är och borde vara och ta plats internt då företag som lyckas är de som engagerar personalen mest.
  • Kom med konkreta förslag i hur ni bäst engagerar medarbetarna i resan för övrig ledning.
  • Fråga personalen om vilka interna rutiner de idag gärna vill se en digital förändring inom som kan förbättra deras vardag.

Ladda ner vår guide: ”En bättre upplevelse för medarbetaren”

Här får du som HR-ansvarig fler konkreta tips om hur ni kan agera i digitaliseringsfrågan och skapa en bättre vardag för era medarbetare.

Här får du som HR-ansvarig fler konkreta tips om hur ni kan agera i digitaliseringsfrågan och skapa en bättre vardag för era medarbetare.