5 anledningar att byta till digital hantering av kvitton & utlägg

maj 13, 2019

Att rapportera kvitton och utlägg är för många en lång och tidsödande process. Med digital utläggshantering effektiviseras hela processen – för den anställde, för attestanten och för ekonomiavdelningen. Här listar vi fem anledningar till att byta till digital hantering av kvitton och utlägg.

1. Inga borttappade kvitton

Med en digital tjänst är det enkelt att rapportera kvittot direkt vid köpet, oavsett om det är ett papperskvitto, ett mailkvitto eller ett digitalt kvitto. På så sätt slipper den anställde leta kvitton i slutet av månaden. Dessutom slipper man försöka tyda handskrivna lappar och urblekta kvitton.

Med en integration till företagskortet glöms inga kvitton av att rapporteras eftersom tjänsten automatiskt påminner om när underlag saknas.

Kvittohög

2. Enklare administration

Med hantering av utlägg, traktamente, körjournal och företagskort i en mobil app eller från datorn blir det enklare för alla på företaget. Allt finns samlat på ett ställe och dessutom med möjlighet att rapportera och attestera var som helst och när som helst.

Kvitton samlas inte på hög eftersom du enkelt rapporterar dem direkt vid köpet, oavsett typ av kvitto. Tjänsten läser av informationen från kvittot och den anställde behöver därmed bara kika igenom att informationen stämmer innan utlägget skickas in. När rapporten skickas in får attestanten automatiska notiser och påminnelser, vilket gör att inga rapporter glöms bort.

3. Korrekt direkt

De anställda behöver ingen förkunskap utan får hjälp av tjänsten att göra rätt. Tjänsten identifierar moms, utläggskategori, belopp och valuta automatiskt. Allt underlag kommer in komplett och färdigkonterat till ekonomiavdelningen. På så vis krävs mindre manuell kontroll.

Tjänsten är alltid uppdaterad med regler kring traktamente och milersättning vilket gör att det blir rätt från början och handpåläggningen blir minimal. En digital tjänst gör i princip jobbet åt dig, både som anställd, attestant och för ekonomiavdelningen.

4. Pålitligt – bättre kontroll och spårbarhet

Med en digital lösning finns alla anställdas reseräkningar samlade på ett och samma ställe. Företaget får bättre kontroll och spårbarhet och minskar därmed felaktigheter och fusk. Det blir ingen dubbelregistrering av kvitton då tjänsten säger ifrån om du försöker rapportera samma kvitto flera gånger. Företagets policy för ersättning och resor efterlevs utan att allt behövs granskas manuellt.

5. Kostnadseffektivt

En digital tjänst gör att hela processen kring kvitton, utlägg och reseräkningar går betydligt snabbare. Genom att rapportera allt direkt i mobilen sparar den anställde upp till 85% av hanteringstiden. Att hantera köp med företagskort kan vara mycket tidskrävande med en manuell lösning. Med en digital lösning som har integration mot bankerna importeras köpen direkt till tjänsten. Den anställde kan då enkelt koppla de olika transaktionerna till sitt rätta kvitto.

Genom förbättrade och effektiva rutiner i utläggsprocessen blir tidsvinsten som företag lägger ned per utlägg stor. Se bara skillnaden mellan kostnaden för manuell respektive digital hantering av kvitton och utlägg nedan.

Manuell vs. digital utläggshantering

Är ni intresserade av digital hantering av kvitton och utlägg?

Prova Companyexpense kostnadsfritt i 15 dagar innan ni bestämmer er.