Snart blir redovisning i realtid möjligt

Redovisning sker inte i realtid idag, men det börjar bli möjligt. De nya molnbaserade systemen är ofta byggda för att vara just bokföring i realtid. Kundföretagets medarbetare lägger in kvitton med stöd av appar och kvittona blir på så sätt registrerade direkt i bokföringen. För att denna strategi ska lyckas är det väldigt viktigt att det blir rätt vid källan, d.v.s när användaren (som ofta inte är så noggranna) registrerar sina utlägg. I framtiden kommer fler underlag vara digitala hela vägen från kassan vilket naturligtvis är det bästa, men faktum är att den absoluta majoriteten av alla underlag för utlägg fortfarande är papperskvitton.

Tekniker för att automatisera fakturaprocessen har funnits länge, men just hanteringen av papperskvitton har legat efter.  Detta beror på att underlagen ofta är både ostrukturerade och av dålig kvalitet. Det är först nu som tekniken kommit till en nivå som gör det möjligt att maskinellt bearbeta sådana underlag med stor tillförlitlighet. Vinsten är ökad grad av automation och att vi kan göra tråkiga rutiner roligare, men framförallt enklare, smartare och ännu snabbare.

Vissa reseräkningstjänster har funktioner för att kunna göra utlägg via telefonen eller på webben, men även med en sådan lösning tar det tid för användarna att manuellt mata data såsom belopp, moms, data, valuta och utläggskategori. Användarna upplever också svårigheter att välja rätt utläggskategori och väljer ofta fel vilket innebär att kostnaden hamnar fel i bokföringen.  Även för attestanten/chefen är det utmanande att manuellt granska alla kvitton och utlägg då underlagen är av varierande kvalitet.

Med en ökande grad av digitalisering och automation där utlägg och reseräkningar rapporteras via mobilen och molntjänster förkortas tiden de anställda lägger på administration avsevärt. Ju kortare tid denna process tar, desto större är vinsten och därmed ökar även värdet av sådana tjänster. Men det finns fler faktorer som är minst lika viktiga varav användarvänligheten kanske är den största. På Companyexpense har vi redan förenklat hanteringen av reseräkning och utlägg avsevärt. Nu tar vi nästa steg i den tekniska utvecklingen och byggt ett system som inte bara snabbar upp utläggsprocessen för papperskvitton ännu mer utan även bidrar till en bättre kundupplevelse och bättre bokföring.

Genom att initialt analysera ett urval om ca 100.000 kvitton fördelade på 250 unika utläggskategorier har vi byggt upp modeller och algoritmer som själva kan kategorisera utlägg och extrahera all nödvändig information som behövs för bokföringen oavsett hur underlaget ser ut. Den automatiska utläggskategoriseringen konterar själv respektive utlägg mot rätt konto inom respektive organisation så att användaren bara behöver fotografera kvittot och sedan verifiera resultatet. Detta innebär att användaren inte längre behöver fylla i dessa uppgifter manuellt och förkortar hanteringen avsevärt. När användaren skapat utlägget är det klart att bokföras i något av alla de system Companyexpense är kopplat till.

 

Tiden är en viktig faktor för användarupplevelsen. Med maskininlärning och automatkategoriseringen har vi nu förkortat tiden för att registrera ett utlägg med ytterligare upp till 50%. Men det viktigaste i denna process är träffsäkerheten och att systemet är självlärande. Därför förbättras algoritmerna kontinuerligt i takt med att systemet lär sig av både användarna och nya kvitton varje månad. På så sätt blir systemet mer och mer träffsäkert hela tiden.

Tekniken för att göra detta möjligt involverar en kraftigt förbättrad bildigenkäningsalgoritm som snabbt och korrekt kan analysera en kvittobild oavsett om kvittot i sig är skrynkligt, bleknat eller där bilden är tagen under dåliga ljusförhållanden. Resultatet från detta steg skickas sedan vidare till en algoritm som väljer hur utlägget ska kategoriseras och därmed automatkonteras. Denna algoritm är baserad på hur andra, liknande utlägg kategoriseras beroende på identifierade nyckelord  som extraherats i det tidigare steget. Därför behöver algoritmen inte ha sett ett kvitto tidigare för att kunna kategorisera det korrekt. Slutligen extraheras belopp, moms, datum och valuta genom specialiserade algoritmer som själva lärt sig hitta dessa attribut och resultatet presenteras för användaren som kan välja att acceptera förslaget eller rätta algoritmerna. Sådana rättningar bidrar hela tiden till att systemet blir mer och mer korrekt då resultatet efter attest automatiskt används för att träna algoritmerna.

För att kunna lyckas med digitaliseringen behöver byråerna och medarbetarna ta bättre hjälp från den teknik som nu håller på att utvecklas. Companyexpense är en innovativ molntjänst som är specialiserad på utlägg och reseräkningar. Vi ligger i framkant i den tekniska utvecklingen och gör det möjligt för även mindre byråer att tillhandahålla avancerade funktioner som spar tid och ökar lönsamheten för sina kunder.

Men det stannar inte här. I framtiden kommer prediktiv analys kunna hjälpa användarna med att identifiera dubbletter, vilka utlägg som bör detaljgranskas utifrån en given riskbedömning eller till och med redan på förhand avgöra om ett utlägg kommer godkännas eller inte.

Leave a Reply