Från tråkigt till roligt! Automatisera mera med AI

Från manuellt till automatiskt med AI

Från tråkigt till roligt! Automatisera mera med AI

Hur hjälper man ett företag som har levt med pappersarbete och manuella administrativa rutiner i många herrans år? Hur utmanar vi dessa företag att förändra sitt arbetssätt från analogt till digitalt, och använda ny teknik som är självlärande och automatiserar administrativa, tidsödande och tråkiga rutiner.

För att vara konkret:

  • Hur många tycker att det är enkelt och roligt att göra reseräkning, rapportera körjournaler eller redovisa utlägg?
  • Hur många gånger har man inte letat efter sina kvitton i mailen, väskan eller under sätet i bilen, och tillslut gett upp struntat i att få ersättning för det förlorade kvittot? (50% av de anställda tappar bort sina kvitton)
  • Hur många gånger har inte chefen, ekonomiavdelningen och redovisningsbyrån hört av sig och bett om en komplettering?

Den administrativa rutinen runt reseräkning, traktamente, körjournaler och företagsutlägg är komplex och tråkig PUNKT.

Dessutom kostar det företaget en hel del pengar.

*Forskning visar att kostnaden för en manuell utläggsredovisning jämfört med en automatiserad skiljer så mycket som 70% och det innebär för ett medelstort företag med ca 1000 reseräkningar per år en besparing på mer än en halv miljon kronor årligen med en automatiserad lösning.

Vi på Companyexpense tror att lösningen ligger i orden automatisera och göra tråkiga rutiner roligare men framförallt enklare och smartare.

Även en enkel lösning tar tid för användarna att manuellt mata in data såsom belopp, moms, data, valuta och utläggskategori. Användarna upplever också svårigheter att välja rätt utläggskategori och väljer ofta fel vilket innebär att kostnaden hamnar fel i bokföringen. Även för attestanten/chefen är det utmanande att manuellt granska alla kvitton och utlägg då underlagen är av varierande kvalitet.

Att förenkla hanteringen av reseräkning och utlägg har vi redan uppnått, nu tar vi steget längre.

Companyexpense blir självlärande genom AI/ML

Genom att använda ny AI/ML (Artificial intelligence/Machine Learning) teknik blir produkten självlärande och blir bättre och bättre för varje kvittoinläsning.

Från ett användarperspektiv innebär det att när ett kvitto läses in, extraherar Companyexpense automatiskt ut rätt belopp, moms, datum och valuta samt baserat på inlärning sätter rätt utläggskategori. Med rätt utläggskategori blir bokföringen korrekt och eventuella dubbelrapporteringar blir flaggade i systemet och felaktiga utbetalningar kan stoppas.  

Genom att processa miljontals kvitton med olika kategorier, momssatser och valutor blir Companyexpenses AI/ML algoritm smartare och smartare, och kan därigenom presentera mer intelligent data till användaren.  

Att automatiskt få intelligenta förslag i processflödet innebär att hanteringstiden förkortas avsevärt både för användaren, attestanten/chefen, ekonomi och redovisningsbyrån.

Att hjälpa företag att digitalisera och automatisera manuella och tråkiga rutiner och göra dessa roligare för användarna är nu del av vår vision. Vi tar ett stort steg med den nya AI/ML versionen av Companyexpense, men det här är bara början.

Leave a Reply